طريقة عمل فاتورة خطوة بخطوة: من الوورد إلى الجوال

قبل ما تبدأ: جهّز هالمعلومات

أي طريقة تختارها، الفاتورة تحتاج نفس البيانات. جهّزها مرة وحدة واحفظها عندك:

• بياناتك: اسمك أو اسم نشاطك، رقم الجوال، المدينة أو العنوان، والشعار لو عندك.
• رقم وثيقة العمل الحر أو السجل التجاري لو موجود (شوف دليل فاتورة وثيقة العمل الحر).
• طريقة الدفع: اسم البنك والآيبان، أو رابط دفع إلكتروني لو تستخدم واحد.
• بيانات العميل: اسم الشخص أو الاسم الرسمي للشركة، وبعض الشركات تطلب رقم أمر الشراء.

طريقة عمل فاتورة في 7 خطوات

1. اكتب العنوان الصحيح فوق: «فاتورة». لا تكتب «فاتورة ضريبية» إلا إذا كنت مسجل في ضريبة القيمة المضافة؛ التفاصيل في دليل الفاتورة بدون ضريبة.
2. حط بياناتك في رأس الصفحة: الاسم والجوال والعنوان والشعار، ورقم الوثيقة تحت اسمك.
3. أعطِ الفاتورة رقم متسلسل وتاريخ: مثل 0001 ثم 0002، ولا تكرر رقم أبداً. الرقم هو اللي ترجع له أنت والعميل وقت المتابعة.
4. اكتب اسم العميل كما يبيه قسم المالية عندهم، خصوصاً مع الشركات.
5. سوّ جدول البنود: الوصف، الكمية، سعر الوحدة، والإجمالي لكل سطر. وصف واضح مثل «تصميم 3 منشورات إنستقرام» أفضل بكثير من «خدمات تصميم».
6. احسب الإجمالي النهائي: مجموع البنود، وإذا كنت مسجل في الضريبة تضيفها في سطر مستقل. تقدر تتأكد من الحساب بـحاسبة الضريبة 15%.
7. اختم بطريقة الدفع وأرسلها PDF: الآيبان أو رابط الدفع، وبعدها احفظ الفاتورة PDF وأرسلها لعميلك.

مثال: فاتورة معبّأة لمونتير مستقل

أسعار توضيحية، وبدون ضريبة لأن المستقل في المثال غير مسجل في ضريبة القيمة المضافة.

طريقة عمل فاتورة على الوورد

لو تفضّل تسويها بنفسك على وورد، هذي الطريقة المختصرة:

1. افتح مستند جديد، وغيّر اتجاه الفقرة لليمين لليسار من زر اتجاه النص.
2. اكتب «فاتورة» بخط كبير فوق، وتحتها بياناتك، وحط الشعار في الزاوية.
3. أضف جدول صغير من عمودين لرقم الفاتورة والتاريخ واسم العميل.
4. أضف جدول البنود بخمس أعمدة: #، الوصف، الكمية، سعر الوحدة، الإجمالي.
5. احسب كل سطر والإجمالي بنفسك، وراجع الأرقام مرتين لأن وورد ما يحسب تلقائياً.
6. اكتب الآيبان تحت الجدول، ثم احفظ الملف بصيغة PDF من «حفظ باسم» قبل الإرسال.

الطريقة تمشي، لكن عيوبها تبان مع الوقت: الجمع يدوي، الترقيم تنساه، واتجاه الأرقام والآيبان يتلخبط مع العربي. فصّلنا هالمشاكل في نموذج فاتورة وورد و PDF.

الطريقة الأسرع: فاتورة من جوالك بفاتورتي

في فاتورتي تكتب بياناتك ورقم الوثيقة والآيبان مرة وحدة بس في الإعدادات، وبعدها كل فاتورة جديدة تمشي كذا:

• الترقيم تلقائي: كل فاتورة تاخذ رقمها بالتسلسل (INV-0001 ثم INV-0002) بدون ما تتذكر آخر رقم.
• الحساب تلقائي: تكتب الكمية والسعر والمجموع ينحسب، والضريبة اختيارية؛ إذا خليتها صفر يصير عنوان الفاتورة «فاتورة» بدون سطر ضريبة.
• عربي وإنجليزي مع بعض: عناوين الفاتورة باللغتين، مفيدة لو عميلك أجنبي (شوف فاتورة عربي إنجليزي).
• الدفع بضغطة: لو أضفت رابط دفع يطلع زر «ادفع الآن» ورمز QR داخل الفاتورة، والآيبان مكتوب بشكل واضح.
• الإرسال: تحمّلها PDF وترسلها واتساب، أو تنسخ رابط الفاتورة وترسله للعميل يفتحها من جواله.
• المتابعة: تعلّم الفاتورة «مدفوعة» أول ما يوصلك التحويل، وتقدر تكرر فاتورة قديمة لنفس العميل وتعدّلها بدل ما تبدأ من الصفر.

أخطاء شائعة في عمل الفواتير

• كتابة «فاتورة ضريبية» أو سطر 15% وأنت مو مسجل في الضريبة.
• تكرار رقم الفاتورة أو نسخ فاتورة قديمة ونسيان تغيير اسم العميل.
• وصف مبهم يخلي قسم المالية يرجع لك بأسئلة ويتأخر التحويل.
• إرسال صورة شاشة أو ملف وورد بدل PDF؛ الصورة غالباً ما تنقبل والوورد يقدر أحد يعدّل فيه.
• نسيان طريقة الدفع، فيضطر العميل يسألك عن الآيبان وتضيع أيام.
• التأخر في الإرسال: أرسل الفاتورة يوم التسليم، مو آخر الشهر.

ولو مجالك محدد، عندنا أمثلة جاهزة: فاتورة فريلانسر، فاتورة مصمم، فاتورة مبرمج، فاتورة مصور. ولو محتار كم تسعّر شغلك، جرّب حاسبة سعر الساعة.

كيف تطلعها من فاتورتي؟

1. افتح فاتورتي واكتب بيانات نشاطك مرة وحدة: الاسم، الجوال، العنوان، ورقم وثيقة العمل الحر لو عندك، وشعارك لو عندك.
2. أضف الآيبان أو رابط الدفع حقك، فيطلع لعميلك زر «ادفع الآن» ورمز QR داخل الفاتورة.
3. اكتب البنود والكميات والأسعار، والمجموع ينحسب تلقائياً.
4. حمّلها PDF وأرسلها لعميلك واتساب، أو شاركه رابط الفاتورة مباشرة، وبعد ما يحوّل علّمها «مدفوعة».

سوّ فاتورتك مجاناً
5 فواتير شهرياً مجاناً وبدون تسجيل